1. Hangi faturalara e-Arşiv Fatura düzenleme zorunluluğu getirilmiştir?

e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerce, 01.01.2020 tarihinden itibaren düzenlenecek faturaların, vergiler dâhil toplam tutarının 30 Bin TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dâhil toplam tutarı 5.000 TL’yi) aşması hâlinde, söz konusu faturaların, “e-Arşiv Fatura” olarak Başkanlıkça sunulan e-Belge düzenleme portalı üzerinden düzenlenmesi zorunludur. Söz konusu faturaların e-Arşiv Fatura yerine matbu (kağıt) fatura olarak düzenlenmesi veya alınması hâlinde, faturayı düzenleyen ile nihai tüketici dışındaki vergi mükellefiyeti bulunan alıcı hakkında düzenlenen veya alınan her bir kağıt fatura için ayrı ayrı olmak üzere Kanunun 353’üncü maddesinde öngörülen cezai hüküm uygulanır.

Satıcı ve alıcının her ikisinin de e-Fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılar olması hâlinde, bunlar arasında düzenlenen faturaların tamamının e-Fatura olması gerekmektedir. Aynı günde aynı kişilere düzenlenen faturalar topluca birlikte değerlendirilecek olup, faturaların vergiler dâhil tutar toplamının belirtilen tutarı aşması hâlinde, söz konusu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi ve alınması zorunluluğu bulunmaktadır.

2. VUK 509’a göre aynı gün içerisinde vergi mükelleflerine toplamda vergiler dâhil 5.000 TL olan faturaların e-Arşiv sistemi ile kesilmesi gerekmektedir, denilmektedir. Esnaf sabahtan 3000 TL’lik mal sattı, kâğıt fatura kesti, aynı müşteri akşam geldi, 2500 TL’lik tekrar alışveriş yaptı bu durumda ne yapmak gerekiyor?

509 No’lu VUK GT’nin ilgili maddesinde; ‘’… faturalar topluca birlikte değerlendirilecek olup, …faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi ve alınması zorunluluğu bulunmaktadır.’’ açıklamasına yer verilmiştir. Sabah yapılan alışverişe ait kâğıt faturayı her iki mükellef de kayıtlarına almayıp (ticari teamüllere göre iptal edip) akşam yapılan alışveriş ve sabah yapılan alışveriş ile birlikte toplamını kapsayan e-Arşiv Fatura düzenlenmelidir.

3. 2018 brüt satış hasılatı 10 Milyon TL olan mükellefler 01.01.2020’de e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter uygulamalarına zorunlu geçecekler mi, yoksa 5 Milyon TL ve üzeri olarak değerlendirilip e-Fatura ve e-Arşive 01.07.2020’de, e-Deftere 01.01.2021’de mi geçecekler?

19.09.2019’da yayınlanan Vergi Usul Kanunu 509 Sıra No’lu Genel Tebliği ile 397,415,421,433,462,463,487 Sıra No’lu tebliğler yürürlükten kaldırılmıştır. Fakat 454 Sıra Nolu Tebliğ’in geçerliliği devam etmektedir. Bu tebliğ’in 2/(a) bendinde “2014’te brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler. 01.01.2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin Gelir/Kurumlar Vergisi Beyannamesi’nin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren, e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır.“ ifadesi geçmektedir. Bu kapsamda 2018 cirosu 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler 01.01.2020 itibari ile e-Fatura ve e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. Yeni yayınlanan 509 Sıra No’lu Tebliğin IV.2.2. e-Arşiv Fatura Uygulamasına dâhil olma maddesinin (a) bendinde de e-Fatura uygulamasına dâhil olması ifadesi yer aldığından dolayı bu mükelleflerin aynı zamanda e-Arşiv uygulamasına da geçmesi gerekmektedir.

4. Zorunlu e-Fatura ve e-Arşiv saklama şartları nelerdir?

GİB portalında 6 aydan önce gönderilen, gelen fatura ve yanıtlar portaldan silinmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı faturalarınızı GİB sunucularında saklamayı taahhüt etmemektedir. Olası bir durumda faturanızı sistemde bulamadığınız takdirde GİB sorumluluk almamaktadır.

Faturaları ve posta kutusu yanıtlarını saklamak mükellefin kendi sorumluluğundadır. Ancak mükellefler özel entegrasyon yöntemini kullanıyor ise, Başkanlıktan onay almış entegratör firma ile yapmış olduğu sözleşmelere istinaden faturalarını entegratör firma sisteminde saklayabilir.

Faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca beş yıl boyunca saklanması zorunluluğu bulunmaktadır.

Arşivlemede GİB için önemli olan faturanın XML belgesidir. Çünkü bu, geçerli hâlidir. e-Faturanın pdf hali, kağıt çıktısı, e-posta ile gönderilmesi, "Aslı Gibidir." yazılması vs. geçersizdir. Geçerli hâli GİB üzerinden başarıyla geçmiş XML'idir. Faturaların XML hâlinde saklanması gerekmektedir. Fatura XML'i istendiğinde ibraz edilmesi gerekmektedir.

5. e-Fatura İrsaliye yerine geçer mi?

e-Fatura uygulamasına kayıtlı diğer mükellefler, aralarında yapmış oldukları mal ve hizmet alım-satımları nedeniyle düzenlemek zorunda oldukları e-Faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi suretiyle e-Faturanın alınacak kağıt çıktısı üzerine "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması hâlinde herhangi bir izne gerek bulunmadan irsaliye olarak kullanılması mümkündür. Ancak bu uygulama e-Faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi durumunda söz konusu olabilecektir.

6. e-Arşiv Fatura İrsaliye yerine geçer mi?

e-Arşiv Fatura üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ibaresini eklemeniz ayrıca Sevk İrsaliyesi düzenleme zorunluluğunuzu ortadan kaldırır.

7. Sevkiyat bir veya birden fazla İrsaliye ile gerçekleşti ve tek bir e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlendi ise faturalarda İrsaliye bilgileri yer almak zorunda mı?

e-Fatura üzerinde birden fazla İrsaliye numarasına yer verilmesi mümkündür. e-Faturada İrsaliye numaralarının belirli bir aralık belirtilerek gösterilmesi mümkün bulunmadığı gibi İrsaliye numaralarının e-Faturaya ek yapılacak ayrı bir belge üzerinde de gösterilmesi mümkün değildir. e-Faturaya konu olan İrsaliye numarası ve tarihlerinin tek tek fatura üzerinden belirtilmesi gerekmektedir.

8. e-Arşiv Fatura’yı alıcıya mail olarak iletmek yeterli midir?

e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt ortamında teslim edilmesi esastır. Ancak e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar, alıcısının talebi doğrultusunda (bu talep herhangi bir iletişim aracı ile olabilir) ve söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünün eklenmesi koşuluyla e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere elektronik ortamda mail olarak da iletilebilecektir.

9. e-Fatura Uygulamasına dâhil olan mükelleflerin e-Arşiv Fatura Uygulamasına geçiş zorunluluğu var mıdır?

e-Fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu bulunan mükellefler ve isteğe bağlı olarak e-Fatura uygulamasına VUK 509 Sıra No’lu Tebliğin yayım tarihi itibarıyla geçmiş olan mükellefler 01.01.2020 tarihine kadar, VUK 509 Sıra No’lu Tebliğin yayım tarihinden itibaren isteğe bağlı olarak ya da bu Tebliğ ile e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu nedeniyle e-Fatura uygulamasına dâhil olan mükellefler ise, e-Fatura uygulamasına zorunlu veya gönüllü geçecekleri süreler içerisinde başvurularını ve fiili geçiş hazırlıklarını tamamlayarak e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçmeleri ve bu tarihten itibaren düzenleyecekleri faturaları, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak düzenlemeleri zorunludur.

10. e-Fatura Uygulamasına dâhil olan mükelleflerin e-Defter Uygulamasına geçiş zorunluluğu var mıdır?

e-Fatura uygulamasına dâhil olan mükelleflerden, geçmiş dönemlerde getirilen bir zorunluluk ile sisteme dâhil olanlar 01.01.2020 tarihi itibari ile e-Defter uygulamasına da geçmek zorundalar. İsteğe bağlı olarak e-Fatura uygulamasına geçen mükellefler için ise e-Defter uygulamasına geçiş ile ilgili bir zorunluluk getirilmemiştir.

11. Sahibinden.com, hurriyetemlak.com gibi emlak sitelerinden menkul ve gayrimenkulleri ile ilgili ilan verenler ve satanlar veya n11, hepsiburada, gittigidiyor gibi online pazaryerlerinde ürün satışı yapan mükellefler hiçbir koşul aranmaksızın e-Fatura, e-Arşiv ve e-Deftere geçecekler mi?

Hayır geçmeyecekler. Sadece aracılık hizmet sözleşmesi ile işlem yapan ve komisyon alan firmalar, yani bu sitelerin sahibi olan firmalar zorunlu olarak geçecekler.

12. Kendi internet sitesi üzerinden ürünlerinin satışını yapan mükellefler hiçbir koşul aranmaksızın e-Fatura, e-Arşiv ve e-Deftere geçecekler mi?

Mükellef sitesinde sadece kendi ürünlerini satıyor ise ve tebliğde yayınlanan diğer zorunluluk hallerine girmiyor ise (iş yapılan sektör, özel durumlar ve brüt satış hasılatı) bu kapsama alınmayacaktır. Fakat mükellef kendi sitesi üzerinden başka mükelleflerin ürünlerinin satışına izin veriyor ve bu işlem için komisyon alıyor ise veya kendi sitesinde belirli alanları reklam için diğer mükelleflere kiralıyor ise başka hiçbir gerekçe aranmadan e-Fatura, e-Arşiv ve e-Deftere geçmek zorundadır.

13. e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter zorunluluğu olan bir mükellef birleşme, bölünme veya tür değişikliği yaptığında mükellefiyet durumu ne olur?

Birleşme, bölünme, tür değişikliği yapıldığında bir yükümlülük kapsamında 120’ler, 320’ler, sözleşmeler yeni kurulan şirketlere veya birleşen şirketlere geçiyor ise e-Belge uygulaması zorunluluğu da bu yükümlülük sebebi ile de yeni şirkete geçer.

14. e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv uygulamasına zorunlu geçen bir mükellefin sistemden çıkması mümkün mü?

Mükellefin Ticaret Sicilinden kaydının silinmesi veya Vergi Dairesi tarafından Re’sen Terk işleminin yapılması sonucunda çıkılabilir.

15. İhracat için düzenlenen e-Faturalarda her kalem için GTİP numarası zorunlu. Navlun, sigorta vb. hizmet kalemleri için GTİP numarası bulunmamaktadır. Bunları İhracat Faturası üzerinde nasıl göstermeniz gerekir?

İhracat Faturasında bu şekilde yer alması gereken sigorta, navlun, komisyon vb. tutarları ayrı bir satır olarak girmeden, satırlara, kalemlere dağıtarak yapabilirsiniz. Yani bir satırda belirttiğiniz mala ait maliyet ve ona ilişkin sigorta bedelini aynı satıra yedirerek yazabilirsiniz. Ancak faturanın açıklama kısmına ne kadarının maliyet ne kadarının sigorta, navlun vb. olduğunu ayrı ayrı göstermeniz gerekmektedir.